Contractualiser pour bien Coopérer – histoire de convention entre pivoteuses

Un partenariat de projet, c’est une aventure. Des personnes indépendantes décident de travailler ensemble, pour créer de la valeur sur un projet, déjà existant ou bien sur une idée nouvelle.
Comment créer une coopération stimulante et porteuse de valeur pour chacune ?  Quel cadre contractuel établir, pour à la fois, préserver les intérêts de chacune et surtout créer de la valeur ? Quid de l’équité quand l’une des actrices a déjà travaillé sur le projet depuis plusieurs mois ? Comment faire pour que chacune construise son équilibre sur une activité qui occupe une partie de son temps seulement ? Comment préserver l’ADN du projet de départ, tout en l’enrichissant avec l’apport d’un regard frais ?

Retour d’expérience sur les étapes qui nous ont menées à signer le 6 septembre, notre convention, le cadre de notre partenariat de projet.

Au départ de cette aventure, il y a 2 envies partagées de contribuer à la mission des Pivoteurs : Développer des compétences nouvelles pour élargir les horizons professionnels dans un monde en pleine évolution et surtout … travailler ensemble. C’est le point de départ.

Chez les Pivoteurs nous sommes disciplinées. Alors convaincues que les contrats et le cadre de la collaboration sont essentiels nous nous sommes attelées rapidement à la rédaction de notre convention de collaboration. Oui bon… une tâche un peu rassurante, certes, mais surtout administrative.

Alors  » Hop ! on récupère un modèle, on le corrige et on le signe »…. Pas tout à fait ! Nous sommes fin mai. Donnons-nous un peu de temps. Disons mi-juin ça devrait être réglé.
Bilan : 6 Septembre 2019, nous sommes ravies, enchantées, satisfaites, notre convention est signée !

Oui, 3 mois ! Alors… vraiment efficace cette démarche ?
Oui ! Oui ! et Oui ! Après 3 mois d’échanges et de réflexions nous pouvons vous le dire : ce n’est pas la signature et le document qui comptent mais bien tout le processus et les étapes par lesquelles nous sommes passées pour arriver à cette signature. Tout ce temps passé nous a amenées à préciser et ajuster notre mode de collaboration. Autant de désaccords et d’incompréhensions anticipés pour l’avenir, quel gain de temps !

Alors après tous ces ajustements, répétons-le : nous sommes ravies ! Et puisque nous croyons fort au partage d’expérience, nous vous livrons ici ce que nous avons retenu. Ce sont peut-être des évidences, mais quoi de mieux qu’un peu de partage pour donner du sens et s’inviter les uns les autres à ne pas passer à côté de l’essentiel ?

#1 Clarifier les enjeux et les peurs de chacune

Ce qui semble simple et évident pour l’une, peut créer un blocage pour l’autre. Nous n’avons pas les mêmes attentes, les mêmes enjeux personnels, ni les mêmes expériences et compétences. Alors autant expliciter nos inquiétudes, pour que le cadre défini soit source de sérénité et non de contrainte.

#2 Vérifier la compréhension de nos engagements respectifs

Dans un binôme, impossible de garantir une répartition parfaite de l’activité. C’est encore plus vrai lorsque chacune a ses propres projets en parallèle. Il est inutile de vouloir tout partager, on cherche plutôt une répartition stratégique des activités, selon les compétences et les envies, pour que chacune puisse s’épanouir dans l’activité. Être honnête, vis à vis de l’autre et de soi-même, sur sa capacité à mettre en œuvre ce qui est écrit est également essentiel. Au besoin clarifier, expliciter, détailler, reformuler autant que nécessaire et jusqu’à ce que ce soit limpide.

#3 Se poser « les bonnes questions »

Tout va bien, mais il faut faire preuve d’humilité et d’un peu d’imagination. Sécuriser la collaboration c’est aussi envisager les situations qui pourraient la faire échouer. Que faire en cas de litige ? Que se passe-t-il si l’une arrête ? Si l’on échoue ? Si l’on a des dettes ?

Lorsque la situation est sereine, les solutions viennent d’elles mêmes, et il est plus facile de rester objectif que lorsque l’on est directement confronté à la difficulté.

#4 Définir nos modes de fonctionnement pour garantir le respect de cette convention

C’est bien beau, nous avons pris des engagements, imaginé une collaboration idéale mais en rester là n’est pas suffisant. Alors nous avons décidé d’anticiper et d’intégrer dès le départ des temps pour « prendre soin de notre collaboration » : prendre le temps de faire le bilan, de se donner du feedback et de clarifier les doutes, incompréhensions et éventuels conflits naissants.

#5 intégrer l’ « Apprendre et le partage dans nos pratiques »

Après tout, nous travaillons sur une matière commune, dans un environnement en mouvement. Nous avons matière à apprendre chaque jour. Pour peu que l’on partage nos expériences. Le partage fait partie de l’ADN du projet.

#6 Évaluer les risques pour chacune

Et définir un niveau de perte acceptable (un concept cher aux pivoteurs) dans cas où le projet ne nous emmènerait pas sur un mieux.
Nous avons posé sur le papier les enjeux chiffrés et la pression est descendue.
Il y a ce qui est écrit et il y a le reste, le non-visible, ce qu’il sera difficile de faire entrer dans un contrat, de l’ordre de la confiance en l’autre et en nos capacités respectives à naviguer, dans les météos variées que peut rencontrer une équipe.

#7 Construire une organisation du travail adaptée à nous et utiliser des outils pour amplifier et assouplir la collaboration

De la même façon que les formations « Les Pivoteurs » sont un terrain d’expérimentation pour les participants « pivoteurs », notre collaboration est un terrain fertile pour expérimenter des outils collaboratifs. Utiliser ces outils n’est pas une fin en soi. Ils répondent avant tout au besoin de souplesse. 2 entrepreneures qui travaillent chacune sur différents sujets depuis 2 villes différentes ! Dans ce contexte, vive les échanges ‘asynchrones’ ! Ils permettent à chacune de travailler à rythme choisi et surtout à distance. Et oui ! l’une étant installée à Lyon, l’autre à Grenoble, une partie de nos échanges se fait en visio ou par téléphone, via des outils de co-édition. [Dropbox Paper est une expérience intéressante].
Nous avons pris conscience de la puissance du travail asynchrone (en différé). Chacune contribue aux travaux communs à son rythme). Une modalité très adaptée pour avancer sur les sujets de fond, qui aide aussi à faire mûrir les réflexions partagées lors des échanges directs (réunions hebdo / ateliers).

J’ai l’impression de travailler en équipe, même lorsque j’anime seule. [Marion]

Oui, nos échanges fréquents via Slack notamment favorisent ce sentiment de travail d’équipe à distance. L’outil permet de partager nos coups de cœur (un retour positif d’un participant, une surprise d’animation…). Ça vibre et ça pétille, avec un minimum de formalisme.
Dernière expérience en date ? un atelier de co-création 100% en ligne, via Zoom et Trello, pour vous proposer bientôt de nouveaux formats !

#8 L’enterrement de l’égalité absolue

L’une d’entre nous a travaillé plusieurs mois avant l’arrivée de la seconde sur le projet. Partager le bébé. Pas simple a priori. Pourtant, une fois les enjeux posés, les pertes acceptables et les fondamentaux définis, c’est plus simple. Nous avons placé nos calculs dans un tableau. La perte potentielle est acceptable pour chacune (argent, mais aussi temps et énergie). Maintenant, cultivons les possibles. Les premiers signaux de synergies positives sont là.

#9 Savoir se faire des demandes et ne pas « s’attendre »

Les surprises sont nombreuses et fructueuses depuis le début de cette aventure. Des solutions inattendues émergent pour répondre aux problèmes rencontrés et la puissance créative de l’équipe, décuplée par rapport à nos possibilités individuelles.
La refonte du site web cet été a été plus lourde et hasardeuse que prévu. Difficile de mutualiser les efforts à 50/50 sur ce type de projet. Faut-il rechercher une égalité parfaite à tous les instants ? La réponse est non. Si l’on se base sur notre envie commune de travailler ensemble (nous y revenons encore), alors le taux d’effort ne se mesure pas à l’instant « T ». Il s’agit plutôt pour chacune d’aller vers des tâches qui lui correspondent davantage.
Et s’il y a attente, alors il doit y avoir demande ! c’est une règle que nous avons choisi de pratiquer. >> #soigner_la_collaboration

Tous ces échanges et le temps que nous leur avons accordés sont précieux. Ils sont le fondement de cette collaboration naissante.
Ce n’est finalement pas le document, certes nécessaire, qui est rassurant. Mais bien le fait qu’après de nombreuses itérations, discussions, consultations, heures de rédactions, aujourd’hui le contenu de notre convention nous semble évident. La lecture est fluide et l’on se sent à la fois alignées et sécurisées.

Et puis… l’envie de poursuivre l’aventure est toujours présente ! Et nos séances de travail sont toujours aussi pétillantes !

Voilà. Le socle contractuel est construit. À côté de la confiance et des valeurs partagées, des règles de fonctionnement, nous pouvons à présent nous concentrer sur la création de valeur, dans le domaine qui nous tient à coeur. Et c’est là l’essentiel.

À votre tour n’hésitez pas à nous faire part de vos expériences, nous avons encore un long chemin devant nous !
Impossible de savoir de quoi l’avenir est fait, mais nous l’abordons à deux et avec sérénité. À suivre…

Article co-écrit par Marlène & Marion 😉

#collaboration #poserlecadre #interdependantes #entrepreneuriat #pivot

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